Séquence de relances clients, de J-5 à J+30

SÉQUENCE DE RELANCES – FACTURE N° [numéro de facture] Montant : [montant] € TTC – Échéance : [date d'échéance] Avant chaque envoi, vérifiez que le paiement n'est pas déjà arrivé et qu'aucun litige n'est ouvert sur la facture. ======================================== ÉTAPE 1 – J-5 : rappel avant échéance (e-mail) ======================================== Objet : Rappel – facture n° [numéro de facture] à échéance le [date d'échéance] Bonjour [prénom du contact], Petit rappel pour faciliter votre planning de paiement : notre facture n° [numéro de facture] d'un montant de [montant] € TTC arrive à échéance le [date d'échéance]. Vous la trouverez en pièce jointe. Si elle doit suivre un circuit de validation chez vous, ou s'il vous manque une information (bon de commande, référence interne), dites-le-nous dès maintenant : nous vous l'envoyons aussitôt. Coordonnées de paiement : [RIB / lien de paiement] Bien cordialement, [Nom] [Votre société] [Téléphone / e-mail] ======================================== ÉTAPE 2 – J+1 : relance amiable (e-mail) ======================================== Objet : Facture n° [numéro de facture] échue le [date d'échéance] Bonjour [prénom du contact], Sauf erreur de notre part, notre facture n° [numéro de facture] d'un montant de [montant] € TTC, arrivée à échéance hier, n'a pas encore été réglée. Il s'agit sans doute d'un simple décalage. Pourriez-vous nous indiquer la date à laquelle le règlement est prévu ? Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bien cordialement, [Nom] [Votre société] [Téléphone / e-mail] ======================================== ÉTAPE 3 – J+10 : deuxième relance (e-mail) ======================================== Objet : Deuxième relance – facture n° [numéro de facture] ([montant] €) Bonjour [prénom du contact], Malgré notre précédent message du [date de la relance J+1], la facture n° [numéro de facture] d'un montant de [montant] € TTC, échue le [date d'échéance], reste impayée à ce jour. Nous vous remercions de procéder au règlement sous huit jours, ou de nous préciser : - la date de paiement prévue ; - ou le point qui bloque son règlement (litige, validation interne, difficulté de trésorerie). Si vous rencontrez une difficulté passagère, parlons-en : un échéancier peut être envisagé. Je reste joignable au [téléphone]. Bien cordialement, [Nom] [Votre société] ======================================== ÉTAPE 4 – J+20 : appel téléphonique (script court) ======================================== Objectif de l'appel : obtenir une date de paiement ferme, ou identifier le blocage. 1. Présentation « Bonjour, [prénom] [nom] de [votre société]. Je vous appelle au sujet de la facture n° [numéro de facture] de [montant] €, échue le [date d'échéance]. Vous avez deux minutes ? » 2. Question ouverte « Nous vous avons écrit le [date J+1] et le [date J+10]. Est-ce que quelque chose bloque le règlement de votre côté ? » 3. Selon la réponse - Oubli ou circuit interne : « Pouvez-vous me donner une date de paiement ? Je la note et je vous envoie un récapitulatif par e-mail. » - Litige : « Je comprends. Précisez-moi le point exact, je le transmets aujourd'hui pour qu'on le règle. Le reste de la facture peut-il être réglé d'ici là ? » - Difficulté de trésorerie : « Quel montant pouvez-vous régler maintenant, et à quel rythme pour le solde ? » (restez dans les limites d'échéancier que vous avez fixées) - Mauvais interlocuteur : « Qui s'occupe du règlement de cette facture ? Pouvez-vous me donner son e-mail et son numéro direct ? » 4. Conclusion « Je récapitule : paiement de [montant] € le [date convenue]. Je vous confirme cela par e-mail dans la foulée. Merci. » Après l'appel : envoyer un e-mail de confirmation reprenant l'engagement (montant, date), et noter l'échange dans le dossier client. ======================================== ÉTAPE 5 – J+30 : dernière relance avant mise en demeure (e-mail) ======================================== Objet : Dernière relance avant mise en demeure – facture n° [numéro de facture] Bonjour [prénom du contact], Malgré nos relances des [date J+1], [date J+10] et notre appel du [date J+20], la facture n° [numéro de facture] d'un montant de [montant] € TTC, échue le [date d'échéance], reste impayée. Nous tenons à préserver la qualité de notre relation et préférons trouver une solution avec vous. Nous vous demandons donc de régler cette somme, ou de nous proposer un échéancier, avant le [date, ex. J+38]. À défaut, nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure formelle. Nous vous rappelons que, conformément à nos conditions générales de vente et à l'article L441-10 du Code de commerce, les pénalités de retard courent depuis le [lendemain de la date d'échéance] et qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est due pour cette facture. Coordonnées de paiement : [RIB / lien de paiement] Bien cordialement, [Nom] [Qualité] [Votre société] [Téléphone / e-mail]